Нотариус умер или ушёл на пенсию. Где искать его архив и как получить копию завещания

Жительница Томска обнаруживает у умершей матери сберкнижку советских времён и узнаёт, что в 1994 году мать составила завещание у московского нотариуса. Нотариус умер в 2011 году. Архив конторы закрыт. Дочери нужна копия завещания, чтобы вступить в права наследования на московскую квартиру. С чего начать, если ты живёшь за 3 500 км и не знаешь, кому отошли дела умершего нотариуса?

Или другая ситуация: мужчина работал помощником нотариуса в Москве в 1997–2003 годах. Нотариус ушла на пенсию в 2015-м. Социальный фонд не принимает запись в трудовой книжке без архивного подтверждения, потому что взносов за этот период в базе нет. Где искать документы о стаже?

Мы много лет работаем с московскими судами, архивами и государственными органами. Нотариальные архивы — отдельная история: система непрозрачная, адреса меняются, режим приёма неудобный, а ошибка с адресатом запроса стоит двух-трёх месяцев. Это руководство объясняет, как работает система, где искать документы и чем мы можем помочь.

Почему нотариальные архивы сложнее государственных

С государственными архивами (ГАРФ, РГАЭ, ЦГА Москвы) всё относительно понятно: единые формы запросов, общий портал, стандартные сроки. С нотариальными сложнее.

Нотариус — фигура частная. Документы, которые он ведёт, принадлежат государству и входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, но физически хранятся в конторе самого нотариуса. Когда нотариус уходит с должности, дела передаются дальше. Это зависит от причины ухода, округа и того, есть ли в округе централизованный архив.

Федеральный закон об архивном деле (ФЗ-125) распространяется и на нотариальные документы: документы по личному составу хранятся 75 лет (до 2003 года) или 50 лет (после 2003 года). Ваши документы почти наверняка существуют. Вопрос в том, где они лежат и как до них добраться.

Подача запроса через «Госуслуги» для большинства нотариальных архивов не работает. Личный визит и нотариальная доверенность решают за один-два дня то, на что почтовый запрос тратит месяцы.

Три ситуации, в которых документы оказываются в архиве

Нотариус умер. Это самый частый сценарий для запросов о делах 1990-х и 2000-х. Нотариальная палата субъекта РФ обязана оперативно изъять документы у наследников умершего и передать их либо другому действующему нотариусу того же округа, либо в централизованный архив палаты. Наследники нотариуса не вправе удерживать дела.

Нотариус сложил полномочия. При добровольном уходе процедура плановая: составляют акт приёма-передачи, документы описывают и передают преемнику или в архив палаты. Списки преемников публикуются на сайтах региональных палат.

Отдельный случай — переезд нотариуса в другой округ или регион. Документы за ним не едут: архив остаётся по месту совершения нотариальных действий. Если завещание удостоверялось в Москве, копию нужно искать в Москве, даже если нотариус перебрался в Краснодар.

Правовую основу всего этого составляют статьи 12 и 39 Основ законодательства РФ о нотариате. Статья 12 перечисляет основания прекращения полномочий, статья 39 описывает порядок передачи дел и печати.

Что нельзя сделать дистанционно

Найти нужный архив без проверки. На сайте Федеральной нотариальной палаты есть реестр наследственных дел (notariat.ru). Он показывает, открывалось ли дело и какой нотариус его ведёт. Но если нотариус уже не работает, реестр может показать только статус «архив» без адреса конкретного хранилища. Следующий шаг: звонок или визит в региональную палату, а это требует знания актуальных контактов и понимания, как устроена передача дел в конкретном регионе.

Получить копию завещания или свидетельства почтой. Нотариальные архивы выдают документы только при личном обращении с удостоверением личности и подтверждением родства (или наследственных прав). Доверенный представитель приходит с нотариальной доверенностью. Почтовые запросы формально принимаются, но обрабатываются медленно: ответ часто требует уточнений, которые снова нужно делать лично.

Ещё одна задача, которую по почте не решить: восстановить цепочку передач. Если нотариус ушёл 10 лет назад, его дела могли уйти к коллеге-преемнику, потом снова передаться, если преемник тоже вышел на пенсию. Без актуальных данных от палаты эту цепочку не восстановить.

Единый нотариальный архив города Москвы

В Москве есть один из немногих в стране централизованных архивных хранилищ. Единый нотариальный архив работает при Московской городской нотариальной палате (МГНП) и аккумулирует дела всех московских нотариусов, прекративших деятельность.

Таблица 1. Контактные данные Единого нотариального архива МГНП

Параметр	Значение
Адрес	101000, г. Москва, Бобров пер., д. 6, стр. 3
Телефон	+7 (495) 623-54-86
Сайт	www.mgnp.info
Ближайшее метро	Тургеневская, Сретенский бульвар, Чистые пруды
Приёмные дни	Понедельник, вторник, среда
Часы приёма	10:00 до 17:00, перерыв 13:00–13:45
Закрытые дни	Четверг, пятница (обработка поступлений)

Перед визитом обязательно звонить. Архив принимает не все дела подряд: часть документов хранится у нотариусов-преемников. Звонок за день позволяет уточнить, находятся ли нужные дела здесь, и какие документы взять с собой.

Что взять на приём:

• паспорт;
• свидетельство о смерти наследодателя (для наследственных дел);
• документы о родстве (свидетельство о браке, о рождении);
• доверенность (если обращается представитель).

Если дела не в централизованном архиве, а у преемника

В большинстве случаев дела ушедшего нотариуса хранятся не в Едином архиве, а у другого действующего нотариуса того же округа. МГНП публикует на сайте списки преемников с актуальными контактами. Это удобно: можно обратиться напрямую, минуя Бобров переулок.

Проблема в том, что списки обновляются нерегулярно и не всегда полны. Если нотариус-преемник сам вышел на пенсию после принятия дел, информация в открытом доступе может быть устаревшей. В таких случаях нужен звонок в МГНП с точным ФИО искомого нотариуса и периодом его работы.

Как получить документ из Москвы, не приезжая

Для иногородних предусмотрен механизм передачи документов через Единую информационную систему нотариата (ЕИС). Процедура называется «нотариальной телепортацией» и закреплена в статье 103.8 Основ законодательства о нотариате.

Как это работает:

1. Обращаетесь к нотариусу по месту жительства с просьбой запросить документ из московского архива.
2. Московский нотариус (или архив МГНП) сканирует документ и заверяет его усиленной квалифицированной электронной подписью.
3. Файл передаётся через ЕИС нотариусу в вашем городе.
4. Местный нотариус изготавливает бумажный вид документа, заверяет его и выдаёт вам.

Стоимость: около 1 500–2 000 рублей плюс региональный тариф за сканирование страниц. Это работает для копий документов, которые уже внесены в ЕИС. Для старых дел 1990-х годов электронного образа может не быть. В таком случае нужен представитель физически в архиве.

Что делаем мы

Этап 1. Поиск по реестру наследственных дел

Проверяем через notariat.ru, открывалось ли дело и кто его ведёт. Если в реестре статус «архив» или нотариус больше не работает, переходим к следующему шагу.

Этап 2. Установление нотариуса-преемника

Звоним в МГНП, называем ФИО нотариуса и период работы. Выясняем, переданы ли дела преемнику или хранятся в Едином архиве. Если преемник есть, сразу получаем его контакты.

Этап 3. Подготовка и подача запроса

Составляем заявление с полными реквизитами: ФИО наследодателя (все варианты написания), дата рождения и смерти, период совершения нотариального действия, цель запроса. Для подтверждения стажа формулируем запрос с указанием периода работы и ФИО нотариуса-работодателя.

Подаём по нотариальной доверенности лично. Результат за один-два дня.

Этап 4. Проверка документа

До отправки клиенту проверяем: правильно ли написаны ФИО, совпадает ли содержание с запросом, достаточно ли данных для СФР или суда. Если документ неполный, запрашиваем уточнения на месте.

Этап 5. Если документы не найдены

Архив отвечает, что дело не обнаружено. Это случается с делами 1990-х: часть документов потеряли при передачах между нотариусами и организациями. В таком случае проверяем смежные хранилища (РГАЭ, ЦГА Москвы для реорганизованных структур), уточняем у СФР наличие страховых данных за период, при необходимости готовим подтверждение через суд со свидетелями-сослуживцами.

Стоимость архивных услуг

Нотариальный архив не бесплатен. Тарифы состоят из федеральной части и регионального тарифа за услуги правового и технического характера.

Таблица 2. Тарифы на архивные услуги МГНП (2025 год)

Услуга	Физические лица	Юридические лица
Копия архивного документа	2 500–4 500 ₽	3 500–5 500 ₽
Заверение копии	50–100 ₽/страница	50–200 ₽/страница
Архивная справка о стаже	от 1 500 ₽	от 1 800 ₽
Выписка из реестра ЕИС	600 ₽	600 ₽

При большом объёме сканирования (свыше 10–14 страниц) региональный тариф увеличивается.

Стоимость наших услуг:

Услуга	Стоимость
Получение одного документа (определение архива, запрос, выдача)	от 2 500 ₽
Поиск по конкретной теме (1 рабочий день)	от 5 000 ₽
Полный пенсионный аудит с получением всех недостающих справок	15 000–30 000 ₽
Подтверждение стажа через суд (полный цикл)	от 100 000 ₽

Примечание: пошлины оплачиваются отдельно.

Точная стоимость зависит от числа архивов и сложности поиска. Свяжитесь с нами — обсудим ситуацию и назовём цену до начала работы.

Как мы работаем

Процесс организован так же, как и наша основная услуга по ознакомлению с делами в судах.

Сначала вы оформляете нотариальную доверенность на нашего представителя. Если вы в другом городе, используем удалённую передачу через нотариуса: документ будет у нас в тот же день.

Выполнение. Мы приезжаем в архив, предварительно выяснив по телефону, что дела там и что именно взять. Для МГНП это критично: архив закрыт в четверг и пятницу, а неверно собранный пакет документов означает потерю ещё одного приёмного дня.

В день получения документа вы получаете скан в облачном хранилище. Оригинал отправляем Почтой России или курьерской службой.

Нужна копия нотариального документа или справка о стаже из московского нотариального архива? Свяжитесь с нами — найдём нужное хранилище и получим документы за вас.

Источники:

1. Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 №1015 (Правила подсчёта и подтверждения страхового стажа)
2. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, ст. 12, 39, 103.8
3. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
4. Федеральная нотариальная палата, реестр наследственных дел — notariat.ru
5. Московская городская нотариальная палата — mgnp.info

---

Контакты